• El Real Decreto 723/2026 amplía la obligación de informar por escrito sobre los
• Las empresas deberán detallar las condiciones de la jornada, las horas sistemas automatizados que intervienen en determinadas decisiones laborales extraordinarias y los procedimientos de modificación de horarios
• La nueva normativa exige revisar la información que se facilita a la plantilla y los criterios de funcionamiento de los sistemas automatizados que afectan a sus condiciones de trabajo

Las empresas españolas tienen desde el pasado 5 de octubre nuevas obligaciones de información sobre las condiciones laborales de sus plantillas. El Real Decreto 723/2026 amplía la información que debe facilitarse por escrito sobre la jornada, la distribución de turnos, las horas extraordinarias y su compensación. Además, incorpora una novedad relevante: informar individualmente a cada trabajador sobre los sistemas algorítmicos o automatizados que intervienen en determinadas decisiones laborales y explicar sus criterios de funcionamiento.

La obligación afecta a los sistemas que intervienen en decisiones sobre la duración y distribución de la jornada, la asignación de tareas, los salarios, la promoción profesional, el lugar de trabajo o la extinción del contrato.

La nueva exigencia complementa el derecho de la representación legal de los trabajadores a recibir información sobre determinados algoritmos, reconocido desde 2021 en el Estatuto de los Trabajadores. La diferencia es que ahora la información debe facilitarse también a cada persona trabajadora, con independencia de que exista representación legal en la empresa.

Según Óscar Bermejo, CTO Spain de Protime, “el reto está en trasladar estas obligaciones a los procesos cotidianos de gestión de personas. Disponer de información centralizada sobre los horarios, los cambios y los criterios de planificación puede ayudar a las empresas a documentar sus decisiones y a comunicar las condiciones de trabajo con mayor claridad”.

Más claridad sobre turnos y horas extraordinarias

La normativa amplía la información que debe proporcionarse sobre la duración y distribución de la jornada ordinaria, los procedimientos para modificar horarios y turnos y las condiciones de realización y compensación de las horas extraordinarias. En los casos de distribución irregular de la jornada, también deberán especificarse los días y franjas horarias de referencia en los que puede requerirse la prestación de servicios, así como los plazos mínimos de preaviso aplicables.

El cambio resulta especialmente relevante para sectores como la industria, la logística, el comercio y la hostelería, donde la variabilidad de la demanda y las necesidades de cobertura hacen habitual la modificación de turnos y la redistribución de recursos.

Qué deben revisar las empresas

La información exigible deberá facilitarse antes del inicio de las nuevas relaciones laborales. Cuando cambien condiciones previamente comunicadas, la empresa deberá informar por escrito de las modificaciones, como máximo cuando entren en vigor. Para las personas que ya formen parte de la plantilla, la disposición transitoria establece un plazo de 30 días hábiles desde la solicitud para proporcionar la información que les falte.

La normativa no obliga necesariamente a rehacer todos los contratos: la información puede facilitarse en uno o varios documentos escritos, también en formato electrónico, siempre que se cumplan las condiciones legales de acceso y conservación. Por eso, las empresas deberán revisar sus documentos laborales, los procedimientos de comunicación de horarios y las herramientas que utilizan para organizar a sus equipos.

En este contexto, las soluciones digitales de gestión del tiempo y planificación de personal pueden facilitar la centralización de cuadrantes, el registro de modificaciones y la trazabilidad de las decisiones. No obstante, las empresas deberán revisar sus procesos, comprobar qué criterios aplican sus herramientas y asegurarse de que la información exigida se comunique correctamente a la plantilla.

“La adaptación a estos requisitos exige revisar los procesos con los que se organiza el trabajo, desde la planificación de los turnos hasta la comunicación de los cambios. Es importante que las empresas tengan claro cómo se toman estas decisiones y que la información llegue a las personas afectadas de forma comprensible”, afirma Óscar Bermejo.