Los dolores de cabeza de la movilidad que cuestan más de 504 millones al año

Estas fricciones recaen sobre tres perfiles dentro de las organizaciones. El CFOnecesita controlar y anticipar el gasto, el Travel Manager debe coordinar una operativa que cambia en tiempo real y el empleado asume las consecuencias personales y administrativas del desplazamiento. Joinup analiza los principales dolores de cabeza que afronta cada uno de ellos y cómo la centralización de los servicios puede reducir su impacto.

El CFO y la factura que no estaba prevista

Para los responsables financieros, el reto no es solo saber cuánto cuesta la movilidad, también entender dónde, cómo y por qué se produce cada gasto. Una cuestión especialmente relevante cuando el 97% de los CFO considera los viajes importantes para el crecimiento y el 82% prevé aumentar su presupuesto en 2026, según SAP Concur.

Facturas de distintos proveedores, kilometrajes, adelantos y reembolsos dificultan obtener una visión consolidada y convierten cientos de pequeños gastos en una partida relevante y difícil de controlar. A ello se suma la variación de precios provocada por la demanda, el clima o los grandes eventos. Centralizar la movilidad permite registrar cada operación y obtener información sobre costes, usos y emisiones. Según Joinup, digitalizar estos procesos puede reducir hasta un 30% los costes operativos asociados a la movilidad.

El Travel Manager y una operativa que nunca se detiene

Este perfil debe coordinar reservas, autorizaciones, políticas internas e incidencias en tiempo real. Una función especialmente exigente si se tiene en cuenta que el 88% de los viajeros de negocios españoles sufrió algún contratiempo durante el último año, según Perk. A esta presión se suma que los centros de trabajo con más de 200 personas trabajadoras, o 100 por turno, deben aprobar su Plan de Movilidad Sostenible al Trabajo antes de 2027. Estos planes deberán analizar los desplazamientos de la plantilla y contemplar alternativas como el transporte colectivo, el coche compartido, la movilidad activa o la electrificación.

La tecnología permite centralizar este control sin añadir más tareas. Una aplicación para el empleado, un entorno de gestión para la empresa y una facturación consolidada facilitan el seguimiento de servicios como taxi, aparcamiento, recarga eléctrica, kilometraje, coche compartido o movilidad para eventos, evitando que cada uno genere un proceso y un proveedor diferentes.

El empleado y un viaje que continúa después de llegar

El desgaste tampoco termina cuando el profesional alcanza su destino. Los imprevistos incrementan el estrés del 57% de los viajeros de negocios españoles y dificultan la conciliación del 52%, según Perk. A ello se añade la gestión posterior. El empleado puede tener que adelantar el importe, conservar justificantes, elaborar una nota de gasto y esperar el reembolso. El 85% de los profesionales españoles que viaja por trabajo encuentra dificultades en este proceso, mientras que el 27% ha sufrido retrasos en las devoluciones.

Cuando los servicios se gestionan desde una cuenta corporativa y se integran automáticamente en el sistema de la compañía, el trabajador no necesita adelantar dinero ni actuar como intermediario entre el proveedor y el departamento financiero.

“Un viaje de trabajo no debería generar más tareas de las necesarias. La tecnología debe simplificar la gestión, aportar previsibilidad y facilitar el día a día de todos los perfiles de la empresa, desde quienes controlan los costes y coordinan los desplazamientos hasta quienes necesitan moverse para desarrollar su trabajo”, afirma Elena Peyró, CEO y cofundadora de Joinup.